Давно стало популярно словосочетание "облачный сервис". Например, с выходом Chrome-буков информация о них распространяется как именно преимущество, но они достаточно давно распространены в сети уже сейчас. Онлайн-предоставление ведение бизнеса открывает возможность работать, не устанавливая приложение на персональный компьютер. Работа с документами Microsoft Office онлайн позволяет реализовать ряд преимуществ:
Документы можно не хранить их во внутренней памяти. Вся работа по редактированию и обработке данных происходит на серверах
Предоставлять доступ внутри сети документов просто по ссылке.
Доступ можно ограничивать на просмотр и на совместное редактирование
Позволяет организовывать конференции пользователей прямо в документе
Позволяет редактировать онлайн документы, сохраняя их регулярно в сети
Легкий экспорт в оффлайн версию документов для отправки по почте или по локальному сохранению копии документа
Одними из недостатков системы может быть только то, что Ваши партнеры могут не пользоваться данной системой, Вы сможете только отправлять актуальную версию документа по почте. Обычно онлайн-версия редактора имеет меньше функций, чем обычный пакет офисных программ, который может содержать шаблоны.
Хранение документов онлайн действительно, несмотря на ряд недостатков, позволяет достаточно удобно скоординировать бизнес, обновлять информацию для коллег и партнеров, избежать накопления архива документации и замусоривания памяти компьютера, а также - позволит избежать риска потери файлов на компьютере. Чтобы ни случилось с Вашим ПК, вы всегда можете получить доступ по Вашей учетной записи.
Онлайн офисные программы
Офисные пакеты предлагает множество сервисов, мы остановимся на более известных двух системах. Это Google Docs и Microsoft SkyDrive.
Обзор Google Docs
При создании аккаунта в Google каджый пользователь получает возможность работать с сервисом Google Docs. Система поддерживает несколько видов документов:
Google Document - фактически аналог Word с простым инструментом для редактирования.
Google Spreadsheet - обычный XLS файл Excel, позволяющий работать с таблицами, формулами и например - вести Ваши расчеты онлайн. Вы фактически можете создать онлайн-базу клиентов, заказов, закупок, прайсы, и иметь к свежим данным постоянно доступ.
Google Form позволяет создавать шаблоны форм.
Доступ осуществляется между пользователями Google, достаточно просто отправить на его почтовый адрес ссылку. Обязательно смотрите, какие права вы даете пользователю - просмотр или редактирование. Например, в Spreadsheet можно установить защиту на отдельные листы, дав доступ на редактирование одному пользователю, а другому пользователю открыть другой лист, а в сводном заблокированном листе доступ имеет администратор, оценивающий по сводной таблице работу обоих пользователей.
Отправлять документы можно или в виде ссылок, или в виде локальных копий прямо через почтовый клиент.
Преимущества:
- Доступ из браузера практически любых устройств - планшетов, компьютеров, смартфонов на Android, iPhone OS, Windows Mobile. Возможность создания, просмотра и редактирования.
- Возможность работы через быстрый интерфейс списка документов
- Возможность импорта обычных документов и их конвертация в формат Google
Недостатки:
- Достаточно мало функций, некоторые функции Office недоступны
- Ограничение на размер документов, в случае превышения квоты документ переводится в разряд обычного, не имея преимуществ редактирования Google документов, то есть переводится только на хранение.
В целом сервис Google Docs очень привлекателен, а в связи с распространением Android - и очень удобнен. Для Chrome-буков это единственный сервис по работе с документами.
Обзор Windows SkyDrive
Сервис Windows Live Предлагает более удобный сервис, аналогичный Google Docs, который позволяет фактически перевести Microsoft Office документы в онлайн-версию. Это - PowerPoint, Word, Excel и даже записная книга OneNote. Вести онлайн-документы можно как на обычном ПК по папкам. Вы можете также настроить не просто работу в браузере, что немного неудобно - ведь у многих . Сервис Microsoft насыщен множеством функций, и иногда браузер может немного притормаживать при слабом соединении, но его небольшое отличие - интеграция сервиса в персональный компьютер на базе Windows. Все основные функции доступа, как в Google Docs, присутствуют, за исключением, что идентификатором пользователя является его Windows Live ID - специальная учетная запись, которая регистрируется через сайт Microsoft как сервис Live.
При установке специального клиента SDExplorer в папках появляется специализированный диск, называемый SkyDrive, который имеет прямой доступ к Вашим документам, где вы можете их редактировать, записывать просто при помощи проводника. Настройки доступа осуществляются через сайт Live. Среди преимуществ:
Работа в полноценном Office в браузере Microsoft Internet Explorer
Синхронизация с Microsoft Office, работа онлайн
25GB для хранения документов
Работать с документами Microsoft Office онлайн достаточно удобно, но есть ряд недостатков:
- С браузера нет доступа с мобильных устройств - не поддерживается редактирование.
- Достаточно мало пользователей используют MSN как мессенджер Windows.
Комментариев нет:
Отправить комментарий